Problemet:
En arbetsgrupp står inför en uppgift som måste lösas, en ”öppen” uppgift, dvs. en uppgift som inte har en enda korrekt lösning, utan många lösningar som är olika bra och bra på olika sätt. I gruppen kan deltagarna tillsammans bidra med olika erfarenheter, kunskaper och perspektiv, men de hämmas av spontana grupprocesser och gruppnormer om vem som får säga vad.
Metod:
Tillsammans kan gruppen hitta på och utvärdera lösningar på ett mer heltäckande och varierat sätt än vad någon av de enskilda individerna skulle kunna klara av på egen hand. Men som grupp hämmas de (som alla grupper) av de spontana grupprocesser som tenderar att motverka heterogenitet (och i stället gör gruppen mer homogen). De hämmas också av att deltagarnas egomål (Att bli sedda och bekräftade som individer) kommer i vägen för lösningen av sakfrågorna.
Principen för ett möte med syfte att få tillgång till alla deltagares bidrag för att lösa en viss uppgift är att ha en mötesstruktur där man dels tar ett steg i taget och dels låter alla komma till tals.
Det gäller att acceptera och uppmuntra att resonemangen rör sig hit och dit, att man tillåts prova olika infallsvinklar och tankespår. Möjligheten här är att deltagarna inspirerar varandra till att prova nya perspektiv och förbättra varandras idéer steg för steg. Återvändsgränder måste tillåtas, eftersom de kan ge upphov till nya, användbara idéer.
Ett steg i taget för att inte låsa sig
Poängen med att arbeta sig framåt, ett steg i taget, är att hindra gruppen att alltför snabbt låsa sig vid en typ av lösning eller en typ av strategi. Principen är att först analysera de förutsättningar som ramar in problemet som ska lösas, sedan generera alternativa strategier och lösningar, så utvärdera dessa och till slut välja en av dem. Genom att fokusera på ett steg i taget hjälper man gruppen att skapa fler alternativ innan man låser sig i tanken till ett eller ett fåtal.
Bestäm tid för varje steg
Det är viktigt att komma överens om hur lång tid man ska ägna åt varje steg (Time-boxing). Att strukturera tillgänglig tid, helt enkelt. Det är ju svårt att på annat sätt avgöra om man är ”klar” med ett arbetssteg. Genom att i förväg bestämma hur man fördelar mötestiden åt de olika arbetsstegen hjälper man gruppen att skapa normer för hur djupt man kan gå i diskussionen, hur mycket man kan borra sig ner i enskilda alternativ, osv. Individer med olika temperament får lättare att samsas kring en gemensam tidsram när de vet den i förväg.
Mötesledare = processledare
Mötesledarens roll är inriktad på att betona strukturen, ge utrymme för deltagarna att lufta idéer och invändningar, fördela talutrymmet så att alla lockas att delta aktivt, att hjälpa deltagarna att hålla fokus på uppgiften. Ledaren försöker inta en roll där hens fokus är inriktad på att leda processen mot hög aktivitetsnivå med många aktiva deltagare inriktade på att interagera med varandra, snarare än vända sig till mötesledaren. Det är också mötesledarens uppgift att markera och bekräfta de beslut som tas i mötet.
En dagordning för ett möte för att lösa ett öppet problem har följande principiella struktur:
- Presentation av hur mötet delats in i arbetssteg och hur dessa ska gå till.
- Arbetssteg 1
- Arbetssteg 2, osv.
- Sammanfattning av den lösning man valt och av de uppgifter som fördelats med anledning av lösningen
Det finns olika sätt att utforma arbetsstegen mellan inledning och avslutningför att skapa ett kreativt problemlösningsmöte. Riskanalys med miniriskmetoden är ett bra exempel på hur man kan utforma alla stegen.