Problemet:
Det krävs alltid i alla fall några dokument för att styra projekt. Uppgiften är ny, människorna är inte vana vid varandra, har olika mål; de behöver nåt att hålla sig till. Följer dokumenten en trygg struktur, så spiller man inte onödig tid på att försöka hitta i och förstå dem.
Metod:
Tänker man sig projektet som ett någorlunda enkelriktat förlopp (Initiera>Planera> Genomföra>Avsluta), så dyker ofta fyra klassiska projektdokument upp: Uppdragsbeskrivning, Projektplan, Progressrapport och Slutrapport. Vart och ett av dessa svarar mot behov i samarbetet under projektets förlopp mellan projektbeställare och projektledare, mellan projektet och dess närmaste omgivning.
Uppdragsbeskrivning
Här beskriver den som initierar projektet (projektbeställarroll) det projekt som hen vill att den med projektledarroll ska leda. Dokumentet manifesterar uppdraget att analysera förutsättningarna mer i detalj, föreslå en strategi och planera projektet. Ofta kallar man det som beskrivs i dokumentet för förstudie. Ett annat namn på dokumenytet är Projektdirektiv, alltså uppdragsgivarens direktiv till den som får uppdraget.
Du hittar en Wordmall för Uppdragsbeskrivning här.
Projektplan
Projektplanen blir ”svaret” på Uppdragsbeskrivningen. Det är alltså projektledaren som upprättar en Projektplan för det arbete hen fått i uppdrag att leda och får den accepterad av den med projektbeställarroll.
Du hittar en Wordmall för Projektplan här.
Progressrapport
Under genomförandet av projektet rapporterar projektledaren till projektbeställaren om hur det går och begär när det behövs godkännande för åtgärder som går utanför det man tidigare kommit överens om (i Uppdragsbeskrivning och Projektplan). Progressrapport används regelbundet och ofta många gånger under ett projekt.
Du hittar en Wordmall för Progressrapport här.
Slutrapport
När projektet är slut och resultatet överlämnat för att göra nytta för någon, så sammanfattar projektledaren (Alltså ansvarar för att det blir gjort) erfarenheter från projektet som kan bli till nytta i kommande projekt.
Du hittar en Wordmall för Slutrapport här.
PS. är du osäker på rollerna Projektbeställare och Projektledare föreslår vi att du läser vår bok. Där får de (och andra projektroller) liv: De definieras, vi diskuterar hur rollerna förändras beroende av förutsättningarna i olika slags projekt, andra sätt att definiera roller i samspelet kring projektet ledning, osv.