Blogg

Etiketter: , ,

Fem ”Varför” för att gå till botten

Problemet:

Något fungerar inte som det ska, men ni kommer inte på hur det ska rättas till. De åtgärder som ni gjort hittills verkar inte lösa problemet. Ni tycks bara krafsa på ytan och kommer inte åt vad som är det verkliga problemet.

Metod:

Metoden 5 Whys går ut på att fråga sig ”Varför?” om och om igen för att se vad som ligger bakom det som ligger bakom det som ligger bakom… Man brukar skriva ”fem” för att markera att det handlar om att vara riktigt envis, men det är inget magiskt som gör att det måste vara exakt fem varför; läs ”ungefär fem varför”! Syftet är att tvinga sig att verkligen försöka förstå på djupet vad som ligger bakom konkreta problem – att se bakom symptomen och hitta grundorsaken (The root cause på engelska).

Man går tillväga ungefär så här:

1. Formulera vad som är problemet, uttryckt i konkreta termer.

Hur yttrar det sig? Försök alltså att beskriva själva symptomen, något man kan se eller ta på. Hellre ”Delprojekten rapporterar efter tidsgränsen” än ”Delprojektens rapportering fungerar dåligt”. Det första exemplet beskriver något man kan observera, medan det andra beskriver något vagt och i abstrakta termer.

2. Fråga er varför problemet (det ni observerat) har uppstått.

Nu gäller det att inte kill-gissa, utan att försöka utgå ifrån fakta. På Toyota, där metoden kommer ifrån, talar man om att ”Gå och se efter!” (”Go and see!”).

Ofta är det inte helt enkelt, utan man inser snart att det kan finnas flera olika orsaker till att det observerade problemet uppstått. Notera alla.

Försök uttrycka dem som korta meningar:
Inte som enstaka ord (”Tidsbrist”). Det blir för vagt.
Inte som långa, detaljerade beskrivningar. Det blir helt enkelt för krångligt.

Men stoppa innan det flödar över av tänkbara alternativ. Det tyder på att ni inte har ”Gått och sett efter”, alltså skaffat fakta!

3. Fråga varför igen! Och igen.

Ta de tänkbara svaren på ”Varför” och för vart och ett av dessa formulerar ni ett nytt svar på ”varför”. Fortsätt att fråga varför på det här sättet i cirka fem omgångar. Till exempel så här:

  1. Varför uppstår problemet ”Delprojekten rapporterar efter tidsgränsen.”
    • Svar: Delprojektledarna hinner inte med.
  2. Varför hinner inte delprojektledarna med?
    • Svar: Det krävs mycket arbete för att få fram i alla obligatoriska uppgifter som krävs i rapporterna.
  3. Varför är det så många uppgifter som ska ingå i rapporterna?”
    • Svar: Rapporteringsmallen är en standardmall som ska användas i alla projekt i hela organisationen.
  4. Varför ska samma mall användas och alla uppgifter i den anges i alla delprojekt, oavsett behov i de enskilda fallen?
    • Svar: För att de som rapporterar inte ska glömma något viktigt.
  5. Varför får de som rapporterar inte själva avgöra vilka uppgifter i mallen som är relevanta i det aktuella projektet?
    • Svar: Inbördes förtroende mellan huvudprojektledningen och delprojektledarna är lågt.
  6. Varför är det inbördes förtroendet lågt?
    • Svar: …

Gör proceduren för varje alternativ ni upptäckt. Det betyder att analysen kan grena ut sig åt flera håll. Se t.ex. exemplet ovan, där man kan tänka sig att svaret på varför nummer 2 också skulle kunna leda till ett svar 3b: ”Varför krävs det mycket arbete för att för att få fram uppgifterna?”

Det är ändå viktigt att jobba ganska snabbt, så att man inte drunknar i detaljer.

Stoppa när nya varför inte ger ny information. Känn efter, helt enkelt.

4. Formulera motåtgärder

Toyota har gjort en poäng av att inte tala om ”lösningar” utan om ”motåtgärder” (Counter-measures). Syftet är att komma bort från tänkandet i rätt/fel och allt-eller-inget. Ofta handlar ju åtgärder om att pröva sig fram, minska frekvensen av problemen eller konsekvenserna av dem, mer än att hitta lösningar som en gång för alla gör att det aldrig händer igen.

Fem-varför-metoden utvecklades av Sakichi Toyoda, som var en av de ledande i utvecklingen av Toyotas produktionssystem efter andra världskriget. Det är en av teknikerna i Lean-metodologin.

Metoden beskrivs på många ställen, t.ex. här: