Har jag rätt version av dokumentet?

Problemet:

Dokument uppdateras flera gånger, kanske av flera olika personer. Det blir snart svårt att vara säker på att du har den senaste versionen framför dig. Har du ens samma version som din kollega? Det här är ett av de allra vanligaste problemen när flera människor ska samarbeta och använder dokument. Ofta leder det till irritation och ibland till riktigt kostsamma misstag.

Metod:

I en del större företag använder man en strikt formaliserad versionshantering av dokument med tydliga regler för hur man ska markera om ett dokument är preliminärt eller färdigt eller till och med både färdigt och godkänt. Det kan vara att man ska använda ett visst sidhuvud där versionen markeras enligt reglerna.

Men ofta kan problemet med versioner skötas på enklare, mindre krångligt sätt. Det viktiga är att man skaffar ett system. De två viktigaste åtgärderna är att skriva filnamn på ett systematiskt sätt och att låta filnamnet visa vilken version det är. Ta några minuter på att bestämma ett system, så slipper du stora misstag med fel versioner sedan! Gör till exempel så här:

1. Vad ska filerna heta? System för filnamn!

Bestäm ett system för vad filer ska heta och håll er till det. Gör systemet så att filerna sorteras på ett vettigt sätt när du sitter med fillistan och ska välja vilken fil som ska öppnas. Gör systemet så att filerna sorteras alfabetiskt på ett bra sätt. Till exempel så här:

En kort version av projektets namn + en benämning av vad det är för slags dokument + en versionsmarkering.

Projektplanen i projektet Mässa2024 skulle kunna heta: ”Mässa24-Projektplan-01”

”-” (bindestreck) mellan namnets delar är till för att det ska vara lätt att skilja delarna åt.
Bindestreck är faktiskt bättre än att använda mellanslag, eftersom bindestreck gör det tydligare att det handlar om ett sammanhängande namn på en fil och inte en beskrivning med flera ord.
”-01” på slutet (eller ”-02”, ”-03”, osv.) anger vilken version det är.
Första versionen får heta ”-01” på slutet. När man sedan ska skriva vidare i dokumentet, så börjar man med att göra en kopia av dokumentet och ändra namnet på kopian så att det står”-02” på slutet. Gör alltid så om det finns minsta risk att någon annan kan ha fått tag i den första versionen. Det ska inte kunna finnas två olika ”-01” i projektet, för då finns risk att olika versioner cirkulerar, som minor som riskerar att detonera med jobbiga konsekvenser som följd. Arbeta med ett dokument? Börja alltid med att göra en kopia och ”stega upp” verisonsnumret!

OBS! Det är bättre att skriva versionnummer tvåsiffriga, som ”-01”, i stället för som bara ”-1”, alltså utan nolla. I en lista med flera versioner av dokumentet kommer tvåsiffriga versionsnummer att sorteras så att det är tydligt vilken som är den senaste. I alla fall de första hundra versionerna! För ibland blir det ju många versioner innan man är klar, eller hur? Har man däremot en version ”-1”, en ”-2” och sedan hinner ända till ”-10”, så sorteras version ”-10” mellan version ”-1” och ”-2”! Undvik det.

2. Låt filnamn och version synas i utskrifter av själva dokumentet

I de flesta program finns funktioner för att lägga in dokumentets filnamn automatiskt i sidfoten. Utnyttja det!

Detta gäller t.ex. alla programmen i Office-paketet (Word, Excel, osv. Se längst ner på den här sidan.). Med filnamnet automatiskt i sidfoten kommer alla utskrifter att visa dokumentets filnamn, inklusive versionsnumret, längst ner på sidorna. Ingen risk sedan att personer sitter med i ett möte och blir osäkra på om de läser från olika dokumentversioner!

Gör dig alltså besväret att lägga in filnamnslänken i ett tomt dokument som ni sedan använder som mall för alla dokumenti projektet. Varje gång någon ska skapa ett nytt dokument, gör de en kopia av mallen, ändrar filnamnet till något vettigt för det dokument de ska skapa (Inklusive versionsnumret ”-01”!) och öppnar sedan dokumentet och börjar jobba.

Gör man detta till en vana så blir det också så mycket lättare att hitta filen med ett visst dokument som man ska jobba med när man kan se på utskriften vad filen heter.

Alla projektdokumentmallar på den här webben har detta (Fast i sidhuvudet. Längst upp till vänster). Du kan göra det enkelt för dig genom att t.ex. ladda ner en av dessa för att använda som genberell dokumentmall i ditt projekt. (T.ex. mallen för Projektplan.)

Andra varianter

För regelbundet återkommande dokument kan det vara smartare att använda andra varianter än enbart en löpande följd av versionsnummer, t.ex. datum för regelbundna progressrapporter.

Och för att det inte ska bli misstag för att man jobbat i flera omgångar med att göra klart en progressrapport, kan man använda datum + versionsnummer!

Det har jag gjort i exemplet nedan: Jag har till och med lagt till ”ver” framför versionsnumret för att det ska vara tydligt vad som är datum och vad som är versionsnummer för rapporten för ett visst datum:

”Mässa24-Progress-240131-ver01”
”Mässa24-Progress-240131-ver02”
”Mässa24-Progress-240228-ver01”
”Mässa24-Progress-240331-ver01”

Exempel: Lägga in en filnamns-länk i MSWord (Windows):

Bäst är att ha länken i sidfoten (eller sidhuvudet), så syns den på alla utskrivna sidor:
- Välj Infoga > Sidfot (eller dubbelklicka längst ner på sidan).
  Då hamnar markören i området där sidfoten skrivs.
Lägg sedan in en länk som ska visa aktuellt filnamn:
- Välj Infoga > Snabbdelar > Fält
- I rullisten välj ”FileName” och bekräfta sedan med Ok.
Klart!

OBS att i Word uppdateras filnamnet först när man skriver ut eller sparar med nytt namn (Spara som…), så så länge som man bara har dokumentet på skärmen så kan det faktiskt vara det tidigare filnamnet man ser framför sig. Vill man vara riktigt säker på att det är aktuellt filnamn som visas också på skärmen, utan att man skrivit ut, så kan man dubbelklicka i sidfoten, sedan högerklicka på filnamnet och välja Uppdatera fält. Eller Spara som… Tja, man kan inte få allt…

Exempel: Lägga in en filnamns-länk i MSExcel (Windows):

Det finns flera vägar till att lägga in länk i sidfot/sidhuvud. Jag tycker det är smidigast att lägga in filnamnslänken när man är i utskriftsmenyn:

Öppna ett tomt excel-dokument. Välj Skriv ut.
I utskriftsmenyn väljer du Utskriftsformat (Finns längst ner).
Ett fönster öppnas där du väljer Sidhuvud/fot, sedan Anpassa sidfot.
Placera markören i en del av sidfoten och välj sedan symbolen för Filnamn. Bekräfta med Ok och Ok igen för att lämna inställningsfönstret.
Utskriftsmenyn kan du lämna genom att använda Esc-tangenen.
Om du nu sparar ditt (tomma) Excelark har du en bra mall för kommande dokument, som kommer att ha aktuellt filnamn i sidfoten.