Problemet:
Chefer i alla slags verksamheter använder projekt som ett verktyg för att få saker gjorda. Utveckling, förändring, satsningar. Men det uppstår också många svårigheter kring projekt. Det blir inte så bra som man hoppats, det tar längre tid, kostar mer och orsakar frustration bland de inblandade på alla nivåer. Ofta tittar man då kritiskt på projektledarna. Men misslyckade projekt handlar om chefen, också.
Chefer skapar ofta dåliga projekt utan att märka det. Det handlar om mänskliga, nästan reflexmässiga beteenden som är vanliga, nästan alltid oavsiktliga, nästan alltid dysfunktionella.
För att lyckas bättre behöver man först förstå vad man gör som inte funkar, det dysfunktionella. Nästa text tar sig an hur chefen blir funktionell.
Metod:
Här är sex säkra sätt för chefer att misslyckas med projekt:
1. Starta många projekt
Starta många projekt utan att ta ställning till om summan av det man startat är rimlig i förhållande till de totala resurserna. Chefen känner sig kraftfull som tar initiativ. Man gör i alla fall något, visar att det är viktigt! Mantrat är ”Det här är prioriterat!”
Frågan är vad som är mindre prioriterat? Säg det inte, låt vargarna lösa det själva. ”Konkurrens är bra i alla lägen och vaskar fram det mest livsdugliga!”
Resultat? Projekten slits sönder av intern konkurrens om resurser, i stället för att organisationen kraftsamlar för att nå snabba resultat. Och de individuella deltagarna splittras mellan många arbetsuppgifter och drunknar i omställningstider.
2. Glöm bort de du startat
Efter det kraftfulla beslutet att sätta igång ett efterfrågat projekt kommer det mindre spännande arbetet att följa upp och stödja det pågående projektet. Släpp det och fokusera i stället på nya förslag och propåer om andra projekt som skulle vara bra att genomföra. Mycket intressantare!
Resultat? De pågående projekten blir utan stöd, medan man är fullt upptagen med att fylla på portföljen med nya. Till slut drunknar verksamheten.
3. Starta riktigt STORA projekt
”När vi ändå håller på så ska vi väl göra det ordentlig och ta ett riktigt stort grepp och lösa allt på samma gång!” Starta stora, långvariga projekt som inte går att överblicka.
Stora förändringar tar lång tid. Det krävs kontinuitet, överblick och långsiktighet av den som ska leda. Man måste kunna hålla ut hela vägen. Lång tid innebär att förutsättningarna hinner ändras och att projektets ramar, takt och mål måste anpassas och förändras under vägen. Projektledare är per definition tillfälliga ledare, inte långsiktiga.
Resultat? Med tiden tappar man bort riktning och avsikt och att projektet upplöses i dimma och frustration. Arbetet går i stå. Det kostar, men effekterna är små.
4. Starta projekt utan slut
Ge projektuppdrag som inte kan omsättas i en leverans som markerar projektets slut. Starta projekt som går ut på att jobba med något, inte jobba mot något!
Resultat? Om projektuppgiften är oklar när det gäller vad som ska skapas, blir det i praktiken svårt att avgöra om projektet är klart eller inte. Kommer man ens framåt? Och det blir svårt att dra gränsen mellan vad som ingår eller inte ingår i det. Det uppstår snart konflikter om tolkningen av uppdraget eller projektet går helt enkelt sakta över i en kontinuerligt verksamhet med oklar plats och funktion i verksamheten. ”Oj. Håller dom på fortfarande!”
5. Avbryt inte de misslyckade
Ibland tar man miste, förutsättningarna förändras eller det var svårare än man trodde. Men applåderna chefen får när han eller hon startar ett nytt projekt uteblir för det mesta när hen avbryter ett projekt i förtid. De som engagerat sig blir besvikna och känner sig misslyckade och kritiserade. Så låt de misslyckade projekten falna ner och dö i tystnad och ovisshet i stället! ”Det löser sig nog på egen hand.”
Resultat? Ovisshet och osäkerhet. Kanske är jag kritiserad bakom min rygg? Kanske mitt arbete inte duger? Kanske jag inte kan lita på de besked jag får? ”Alla ser ju att det inte går. Ska vi ändå jobba vidare med det här? Jag väntar så får vi se om någon bryr sig.” De inblandade lär sig att man inte behöver göra klart uppgifter som man fått om man själv bedömer att andra uppgifter är intressantare. Energi och beslutsamhet i verksamheten falnar.
6. Avsluta inte de lyckade
Du ska väl inte behöva bekräfta att leveransen är klar och att projektet kan avslutas!? ”Är de klara så vet dom väl det själva.” Nu är det ju fullt fokus på nya satsningar!
Resultat? Deltagarna och deras omgivning får inte den psykologiska bekräftelse som människor behöver för att kunna lämna en avklarad uppgift bakom sig och lägga all kraft på nästa. Och organisationen är till slut osäker på vilka projekt som pågår, eftersom många startas med buller och bång, men få avslutas på motsvarande sätt.
Nästa text tar sig an hur chefen blir funktionell!