Problemet:
Det gnisslar i arbetsgruppens möten. Man lyssnar inte på varandra, deltagare visar med kroppsspråk att de blir irriterade, rastlösa eller förvirrade, några använder menande blickar och grimaser för att visa att de är missnöjda eller inte håller med. Men inget av detta tas upp öppet. Stämningen är besvärad. Gruppen står och stampar och utvecklas inte.
Metod:
Bestäm sluttid för alla möten (Se Time-boxing!) och bestäm att de sista tio minuterna i varje möte helt ska ägnas åt att diskutera hur mötet fungerat.
Bryt alltså mötet när det är tio minuter kvar till sluttiden och gå laget runt med frågan:
”Hur har du upplevt samarbetet under mötet idag?”
Förklara syftet: Att träna på att vara observanta på hur interaktionen påverkar de olika deltagarnas motivation att delta aktivt och engagera sig.
Markera tydligt – säg det uttryckligen – att ingen kan veta vad någon annan upplevt än individen själv. Man kan inte veta vad någon annan tänkt eller haft för avsikt. Varje deltagares upplevelse måste därför betraktas som sann och man får inte avbryta, kommentera, motsäga eller ens bekräfta innan alla fått chansen att tala färdigt. Det är lyssningsdags. Först när alla talat bjuds deltagarna in att kommentera vad de hört.
Ingrip omedelbart vid varje antydan till att någon vill kritisera eller underkänna någons beskrivning av sin upplevelse. Samtalet runt bordet kan enbart handla om deltagarnas beteenden och de egna reaktionerna på detta. Alltså sådant som alla kan se eller höra. Man kan inte se eller höra vad någon känner, avser eller tänker, där får man lita på vad den som känt, avsett eller tänkt själv berättar.
Ha tålamod. Var beredd på att de första gångerna blir trevande och ganska tysta.
Sitt kvar de tio minuterna ändå.
Arrangemanget gör ändå att deltagarna kommer att tänka mer på hur det egna och andras beteende inverkar på mötesförloppet och bara det är en vinst för gruppens samarbete. Efter några försök under flera möten så kommer till slut någon att ta upp något som gruppen kan bearbeta och dra nytta av.
Målet är att kunna göra överenskommelser om vilka beteende som man vill uppmuntra vid mötena och vilka beteenden man vill undvika. Det är meningslöst att göra överenskommelser om avsikter eller attityder, eftersom avsikter och attityder inte kan observeras – bara beteenden kan observeras.