I inlägget Hur chefer misslyckas med projekt tog jag mig an frågan vad chefer ofta gör som bidrar till att projekt blir besvikelser i stället för effektiva verktyg för utveckling, förändring och satstningar. Det handlade om vanliga, dysfunktionella, chefsbeteenden kring projekt.
Här är det dags att vända på det: Fem råd för att lyckas som chef med att göra projekt till effektiva verktyg.
Metod:
Här är alltså fem goda råd till chefen som använder projekt i sin verksamhet:
1. Håll koll på vilka som pågår
Det bör i varje ögonblick vara möjligt att enkelt kunna svara på frågan om vilka projekt som pågår i just det ögonblicket.
Det behövs antagligen ingen avancerad IT-lösning för det. Gör en enkel lista med aktiva projekt och håll den aktuell. Det ger dig möjlighet att avgöra om du behöver uppdatera din information om ett visst projekt. Och du har överblick över den totala projektportföljen när du bedömer konsekvenserna av nya, tänkta projekt.
Låt styrgruppen gå igenom läget i de viktigaste projekten regelbundet. Låt det handla om några få, gör det kortfattat och agera när det behövs.
2. Avgränsa och begränsa
Dela upp stora förändringar och satsningar i flera mindre projekt som tillsammans skapar hela förändringen. Ägna energi åt att definiera, visualisera och beskriva vad varje projekt ska leverera för att kunna avslutas. Avgränsa projekten så att:
- att de som deltar kan överblicka sin uppgift,
- att projektet har rimlig chans att genomföras innan förutsättningarna förändrats,
- att deltagarna hinner känna att de kan slutföra uppgiften och inte uppleva det som att ständigt starta om innan man hunnit klart med något.
3. Avsluta projekt
Ge de inblandade en tydlig bekräftelse att projekt är slutfört. Det får deltagarna känna att de blivit klara och kan lämna uppgiften bakom sig. Det är viktigt att få bocka av och gå vidare. Det mår man bra av och det blir lättare att lägga sin kraft i nästa uppgift.
4. Avbryt när det inte blir bra
Projekt innebär alltid risktagande och det misslyckas ibland. Visa att chefen – den som kunde starta projektet – också kan lyfta bördan av ett misslyckat projekt från deltagarnas axlar, innan tystnaden krossat dem. Fastna inte i syndabockstankar. Bryt, dra lärdom och flytta fokus och energi till nästa uppgift.
5. Driv få, men gör det helhjärtat
Arbeta inte med fler projekt än som kan överblickas och hålla fart. Projektarbetsformen är ett sätt att samlas kring en viktig satsning – en förändring, en utveckling, en leverans – och man kan inte kraftsamla på alla fronter samtidigt.
Ha därför modet att vänta med starten av projekt som ändå inte kan drivas med rimlig kraft. Visa goda idéer respekt och lägg dem på väntelista tills det finns resurser att ge dem full uppmärksamhet. Ingen har hittills lyckats genom strategin att arbeta halvhjärtat…
Repetera dysfunktionella chefsbeteenden i Hur chefer misslyckas med projekt?