Problemet:
Vissa möten syftar till att ta ställning i ett stort antal frågor. Det kan t.ex. handla om att gå igenom läget inom ett antal områden för att identifiera uppgifter som behöver åtgärdas och ta beslut om hur detta ska gå till för vart och ett av dessa. Risken finns att det drar ut på tiden och att deltagarna till slut tappar energi och blir passiva och/eller tröttnar. Besluten blir sämre.
Metod:
Liksom för informationsmöten är det viktigt att man tänkt igenom en tydlig struktur och sedan följer den. Hur ska följande gå till:
- Vilka ärenden ska betas av?
- Vem inleder ett nytt ärende?
- Vilken information ska den som inleder ha förberett för respektive beslutsärende och hur ska den presenteras.
- Hur går behandlingen av ärendet till innan man tar beslutet (T.ex. att man har en stunds fri diskussion, att alla ska yttra sig eller att enbart den/de som berörs av det aktuella ärendet yttrar sig)?
- Hur går det till att ta själva beslutet? (Flera förslag på hur man kan ta beslut )
- Hur vet deltagarna vilket beslutet blev?
- Hur sprids information om beslutet till de som berörs men inte deltog i själva mötet?
Mötet blir mer effektivt om samma struktur används tydligt för varje enskilt ärende. Då kan deltagarna orientera sig på ett lättare sätt.
Också i ett beslutsmöte med många ärenden kan man ha nytta av den modell från försvarsutbildning som berördes under Möten för att sprida information: 1/ Tala om vad som ska behandlas, 2/ Behandla det och 3/ Tala sedan om vad som har behandlats. Modellen fungerar som stöd på flera nivåer: Den ramar in mötet som helhet (Vilka ärenden ska behandlas?) och den ramar in varje enskilt ärende (Vad ska beslutas i detta ärende, behandla ärendet och ta beslut, och tala slutligen om vad som har beslutats.).
Tempo är viktigt i den här typen av möte. Går tempot ner gör energinivån och engagemanget det också. Upplever deltagarna å andra sidan att det går alldeles för fort, så upplever de att de inte hinner bli delaktiga i processen och ger till slut upp. De blir passiva och slutar att bidra.
Är det mycket som ska hinnas med kan det vara bra att använda time-boxing för de enskilda ärendena. Alltså att man anger beräknad tid för varje enskilt ärende i dagordningen. Då märks bättre om tiden håller på att glida iväg och deltagarna blir mer medvetna om man behöver hålla tempo för att hinna med allt.
Mötesledarens roll är inriktad på att betona strukturen, fördela talutrymmet, hålla tempot och fokus och sammanfatta de beslut som tas för varje ärende.
En dagordning för ett beslutsmöte med många ärenden har följande principiella struktur:
- Presentation av vilka ärenden som ska behandlas. (5 min.)
- Ärende 1. (5 min.)
- Ärende 2. (10 min.)
- Ärende 3, osv.
- Sammanfattning av de beslut man tagit och uppgifter som fördelats. (5 min.)