Problemet:
Jo då, mötesagenda (eller dagordning) är ett problem oftare än de flesta av oss vill erkänna. Det är absolut ingen självklarhet att ha formulerat ett syfte och en dagordning för möten på arbetsplatser. Många möten på arbetsplatser hålls utan klar dagordning. Deltagarna har olika bilder av vad mötet ska handla om, vad det syftar till och hur det ska gå till. Det leder till att mötets resultat gärna blir otydligt, dominerande deltagare tar över och andra deltagares bidrag går förlorat.
Metod:
Dagordning: Syfte, vad ska behandlas, resultat
Den som ansvarar för mötet uttrycker mötets syfte i ord, gör en lista på vad som ska behandlas och vad behandlingen ska resultera i (T.ex. välja ett av flera alternativ, fördela aktiviteter som ska genomföras, komma på idéer, informera eller utbilda varandra).
En dagordning kan ha olika struktur. Se exempel för möten för att hantera ”öppna problem och för att ta många beslut.
Chans attt komma förberedd
Dagordningen kan delas ut i förväg (bättre) så att deltagarna kan förbereda sig, eller (sämre) i alla fall gås igenom när mötet börjar.
”Övriga frågor?”
En vanlig och viktig fråga är hur man ska hantera ad hoc-frågor, alltså saker som dyker upp strax före eller under mötet. Ska man lägga till sådana sist eller göra på något annat sätt, t.ex. bara samla ihop dem för att ta upp på nästa möte? Det är viktigt att inte låta oplanerade frågor som dyker upp ad hoc trasa sönder ett möte så att man ägnar tiden åt saker deltagarna inte förberett sig för och man dessutom riskerar att inte hinna det man planerat att göra vid mötet.