Problemet:
En av de viktigaste frågorna i ett projekt är ”Hur går det?”
Metod:
En Progressrapport ska ge en ögonblicksbild av situationen i projektet, alltså ge svaret på frågan ”Hur ligger vi till just nu?” Syftet med rapporten är att summera läget så att mottagarna kan ta bättre informerade beslut i frågor som berör ledningen av projektet.
Det är en rapport inifrån projektet till de intressenter strax utanför vars attityder och beslut är viktiga för projektet, t.ex. parter med projektbeställarroll, chefer med resursägarroll och ledare för dem som ska ta emot och få nytta av projektets resultat. Men Progressrapporter kan givetvis också användas inom ett projekts organisation, t.ex. att delprojekten progressrapporterar till huvudprojektet.
Håll det kort! Det ska inte vara en ”berättelse om projektet”, där läsaren får veta allt som hänt och hur man tänkt och hur man gjort i de olika situationer som uppstått. Låt det handla om framtiden: Ge en ögonblicksbild av läget just nu och bedömning av vad som krävs under fortsättningen. Rapporten är först och främst ett beslutsunderlag.
Särskilt viktigt är att tydligt peka ut eventuella åtgärder som måste vidtas eller beslut som måste tas av mottagaren av rapporten, t.ex. av projektbeställaren. Gör det lätt för mottagaren att upptäcka hur projektledaren vill att mottagaren ska agera!
Det viktigaste avsnittet är det som punktar upp beslut som projektledaren vill att mottagaren ska ta.
Progressrapport hör till fyra verkligt klassiska styrdokument som vart och ett svarar mot ett visst behov i samspelet mellan den som initierar och finansierar (Projektbeställarroll) och den som ska leda det (Projektledarroll). De andra tre är Uppdragsbeskrivning, Projektplan och Slutrapport.