Problemet:
Vad ska vi åstadkomma? Hur då? Har man inte formulerat det, så blir det svårt att veta vad nästa steg ska bli.
Metod:
Projektplan (eller Projektspecifikation) är en beskrivning av hur projektledaren avser att genomföra projektet. Det normala är att projektbeställaren ska godkänna den innan projektarbetet startar på allvar.
Även om en Projektplan måste beskriva ett tänkt konkret sätt att organisera och genomföra projektet, är det viktigt att det hålls ganska kortfattat och inte redovisar alltför mycket detaljer. Annars hamnar projektledaren och projektbeställaren i att de låser sig i detaljer som troligen ändå inte kommer att kunna realiseras exakt som man trodde i början av projektet. Det gäller att hitta en ”lagom-nivå” så att projektbeställaren är trygg i att projektledaren fått tydliga ramar för sitt mandat och att projektledaren inte känner sig alltför låst och blir beroende av att få projektbeställarens godkännande av många detaljbeslut under projektets genomförande.
Ofta är Projektplanen resultatet från en förstudie, alltså arbetet att ta fram det bästa sättet att genomföra projektet. Man kan se det som att det som stod i Uppdragsbeskrivningen här har utvecklats till en mer konkret beskrivning av vad som ska åstadkommas och hur det ska gå till. Flera av rubrikerna i Projektplan och Uppdragsbeskrivning är likadana, men i en Projektplan förväntas att de fått ett mer konkretiserat och detaljerat innehåll.
Projektplan hör till fyra verkligt klassiska styrdokument som vart och ett svarar mot ett visst behov i samspelet mellan den som initierar och finansierar (Projektbeställarroll) och den som ska leda det (Projektledarroll). De andra tre är Uppdragsbeskrivning, Progressrapport och Slutrapport.