Problemet:
Utveckling bygger på att man läs sig av erfarenheter. Gör vi det?
Metod:
En Slutrapport från ett projekt upprättar man efter att projektet avslutats. Eller om det avbrutits i förtid. Den övergripande frågan är ”Finns det något att lära från det här projektet?”
Att samlas och sammanfatta vad som hände och hur det blev och diskutera vad som var bra eller dåligt med det, är en bra lärprocess. Det är sällan man verkligen tar sig tid att tänka tillbaka och utvärdera och lära.
Har man satsat hårt och tills slut blivit klar med uppgiften och det tar slut, så kan det också behövas ett avslut för att man ska kunna släppa taget och fokusera framåt. Att sammanställa en slutrapport kan bidra till det. Både lärprocess och läkprocess, alltså…
När man sammanställer Slutrapporten är det bra att ha tillgång till Uppdragsbeskrivningen, Projektplanen och Progressrapporterna. Genom dessa får man den verkliga bilden av hur det var, hur man tänkte och vad som hände som man tyckte var viktigt just när det hände. Utan en gemensam bild av historien blir det omöjligt att sammanfatta lärdomar.
Jag som skriver det här har tyvärr erfarenheter från flera projekt där deltagarna efteråt inte lyckades bli överens ens om vad som hade hänt under projektet. Det blev i sig en nyttig lärdom som kanske kunde förklara en del av vad som låg bakom saker i de aktuella projekten som inte hade fungerat särskilt väl… Men jag tror att deltagarna tyckte det var mer smärtsamt än lärorikt.
Vem är läsaren? Fundera över vem som ska läsa och ha nytta av rapporten. Anpassa detaljnivån och stilen så att den tänkte läsaren verkligen förstår och upptäcker det viktiga.
Slutrapport hör till fyra verkligt klassiska styrdokument som vart och ett svarar mot ett visst behov i samspelet mellan den som initierar och finansierar (Projektbeställarroll) och den som ska leda det (Projektledarroll). De andra tre är Uppdragsbeskrivning, och Projektplan och Progressrapport.