Problemet:
När ni arbetat ett tag blir det alltmer klart att parterna i projektet uppfattar projektets mål på olika sätt. Förbaskat! Men inte ovanligt. Särskilt ofta är problemet att man ser olika på exakt vad som ska åstadkommas innan man kan betrakta projektet som avslutat. När tar det slut, egentligen? Och är man inte överens om det så blir det svårt att planera och sedan svårt att svara på frågan om hur det går.
Metod:
Det är vanligt att parter eller deltagare har litet olika bild av avgränsningen mellan arbete i projektet, det konkreta resultat som markerar att projektet åstadkommit det man skulle, och slutligen de effekter man hoppas ska bli möjliga när projektets resultat finns på plats. Och några av de önskvärda effekter man ser framför sig och som motiverat att starta projektet uppstår förstås omedelbart när projektets konkreta resultat kommer i bruk, medan andra effekter uppstår först på längre sikt. Detta innebär bland annat att man får svårt att avgöra hur projektet ska avslutas.
Analys av projektidén är en enkel men förbluffande effektiv metod för att snacka ihop sig innan man kommer för långt i planeringen. Den hjälper de olika parterna eller deltagarna att komma underfund med vad var och en ser framför sig och det blir möjligt att enas om en användbar, gemensam bild att arbeta vidare efter.
Arbeta så här:
1. Förbered
Ni behöver dels en ”arbetsblankett” indelad i fält som på bilden här intill.
Blanketten är indelad i fyra fält. Som du ser är den organiserad så att det finns en grov tidslinje från vänster till höger (Först arbete, sedan resultat av arbetet (”Leverabler”) och slutligen effekter av att resultatet åstadkommits, både på kort och lång sikt.)
Man kan t.ex. rita upp direkt på en whiteboard eller med något av de digitala hjälpmedel som finns för att gemensamt ”klistra lappar” tillsammans (Som t.ex. Padlet https://padlet.com/). Det är viktigt att det går att flytta runt lapparna under arbetet.
Det går också att använda ett stort pappersark, men eftersom man kan komma att behöva både flytta omkring lappar och rita direkt på ”blanketten”, så är det alternativet litet sämre.
Ni behöver också en hög med notislappar och skrivpennor som passar underlaget.
2. Projektets mål
Börja med att formulera projektets mål så att ni är överens om det och skriv det i översta fältet.
3. Skriva lappar och placera
Nu får var och en skriva lappar en stund på egen hand. På dessa skriver man ner vad man ser att projektet kommer att innebära: Vad för arbete blir nödvändigt, vad ska åstadkommas med arbetet och vad ska resultatet leda till för effekter.
Var och en placerar sedan sina lappar i de fält där hen tycker att de passar bäst: Är det arbete (Alltså något man ska ”hålla på med”), ett konkret resultat (Som måste gå att observera eller ta på innan projektet avslutas), eller är det effekter som uppstår när resultatet ”kommer i bruk” och används?
3. Dubletter?
När alla lappar placerats ut identifierar ni tillsammans dubbletter och sätter ihop eller sparar bara en. Det kan behövas en del diskussion för att enas om att det verkligen är dubbletter.
Ni kanske upptäcker att några annars identiska lappar placerats i olika fält? Låt höra hur var och en tänkt och antingen enas om att spara en av lapparna, eller acceptera tills vidare att ni tänkt olika och låt båda sitta kvar där de sitter.
Efter ett tag kan det ut som något liknande det stiliserade exemplet här intill.
4. Diskutera samband
Gå nu igen varje lapp, en i taget, och låt den som skrivit den kommentera vad den innebär och varför den placerats i det fält där den sitter. Upptäcker ni tydliga samband mellan lappar, t.ex. att ett visst arbete direkt leder till ett visst konkret resultat, så markera gärna det med linjer och pilar.
5. Flytta omkring? Nya samband?
När ni gått igenom alla lapparna är det dags att diskutera lappar ni tycker sitter fel. Ska någon lapp byta fält? Det kan t.ex. vara en lapp med en arbetsuppgift som ni efter diskussion kommer fram till har hamnat i kolumnen för projektresultat, eller en lapp i resultatkolumnen som avser något något som inträffar först långt efter att det är rimligt att projektet kan fortgå. Ni kommer sannolikt att upptäcka att ni i vissa fall tänker olika om detta. Nu är det dags att prata om det och försöka enas. Det blir inte lättare att göra det senare i projektet!
Fortsätt att diskutera sambanden mellan lapparna. Går det att hitta grupper av lappar som hör ihop mellan kolumnerna? T.ex. arbete som hör ihop med vissa konkreta resultat, som hör ihop med vissa önskade effekter? Flytta om lapparna så att sådana samband blir tydligare. Gruppera, dra linjer, pröva er fram!
5. Saknade lappar? Ta bort lappar?
Om lappar saknas så komplettera med nya.
Om ni upptäcker att det finns lappar som inte hör hemma i projektet, så flytta dem till kanten och anteckna om ni eventuellt bör reda ut med någon som inte finns på plats hur det som lappen handlar om ska hanteras.
6. Fånga bilden!
När man fått ihop en bild som man är nöjd med och som man kan enas om är det dags att fånga bilden (Fota, spara ner eller skriv av!).
Det är vanligt att man under ett sådant här arbete upptäcker missade saker (Arbetsuppgifter, konkreta resultat eller effekter) eller samband eller aktörer som man annars skulle ha missat.
7. Action list
Gör en Action list med de åtgärder som behövs för att fylla luckor man upptäckt, reda ut oklarheter man inte kunde fixa själva eller gå tillbaka till uppdragsgivare för att diskutera svagheter man upptäckt.
Jag som skriver detta har varit med om att analysen gjort det klart att projektet till och med varit olyckligt avgränsat helt och hållet. Det saknades t.ex. viktiga delar i projektets mål för att det skulle vara rimligt att de effekter man ville se skulle kunna inträffa. Och det i sin tur ledde till att den tilltänkte projektledaren insåg att hen kanske inte ens var rätt person för uppdraget. Projektet borde avgränsas annorlunda och då också ledas av personer med annan kompetens. I det fallet blev det omtag och ett nytt projektuppdrag med den första projektledaren som delprojektledare. /Tomas
Metoden för Analys av projektidén är påhittad och utvecklad av min kollega Lennart Ljung och vi har båda använt den i otaliga sammanhang, både i skarpa projekt och i utbildning.