Problemet:
Den som kliver fram för att leda ett möte får inte bara inflytande över hur mötet går till, utan styr också medvetet eller omedvetet vad resultatet blir. Det hämmar deltagarnas upplevelse av inflytande och de blir lätta passiva. De bidrar mindre och de upplever sig mindre engagerade i att genomföra det som beslutas om vid mötet.
Metod:
Vill man påverka så att mötesdeltagarna engagerar sig mer för att identifiera problem och hitta lösningar. Och för att sedan genomföra besluten. Så bör man leda mötet så att ledaren enbart fungerar som facilitator, alltså som bara leder mötes-processen, men inte deltar alls i samtalet om själva sakfrågorna. Det senare är deltagarnas uppgift.
Detta kan vara ett svårt sätt att leda möten, även för den erfarne. Det gäller för facilitatorn att kunna underkasta sig deltagarnas förslag och tankegångar, även när man innerst inne tänker att de är ute på hal is. Först och främst är uppgiften alltså att driva mötet framåt (Kom ihåg Time-boxing!) och att reagera om tonen förändras från samtal om sakfrågor till skuldbeläggande eller syndabocksprat. Sånt hör inte hemma i ett team med Psychological safety i teamkulturen. Säg till direkt!
Ett möte med engagerade deltagare förutsätter att teammedlemmarna är vana vid att diskutera och ha inflytande över sitt arbetssätt. Det förutsätter att man törs tala ganska öppet med varandra om saker som fungerar och inte fungerar. Det krävs alltså en god portion Psychological safety i teamkulturen. Psychological safety står för en upplevd ömsesidig tillit hos deltagarna i teamet till att deltagare inte riskerar att förödmjukas eller stöts ut om de visar sin okunnighet, har fel eller begår misstag. Faktorn har visat sig vara den starkaste prediktorn för produktiva team som lär nytt och utvecklas snabbt. (Se t.ex. någon av Amy Edmondsons böcker, t.ex. The Fearless Organization) eller resultatet från Googles Aristotele-projekt, där man undersökte flera hundra av sina egna team efter faktorer som identifierar de bästa teamen: Google re:Work Guide.)
Ett mantra för att inte undergräva, utan odla Psychological safety är att poängtera att en deltagares upplevelse av en situation alltid är sann, även om en annan deltagare upplever situationen på ett annat sätt eller uppfattar det yttre förloppet (Det man kan se, höra, osv.) i situationen annorlunda. Har man skilda upplevelser om vad en situation innebär, så kan man fokusera på att försöka komma överens om det yttre förloppet (Vad hände, egentligen?), men varandras upplevelser kan man bara försöka att förstå. Ingen upplevelse kan vara den objektivt ”korrekta” eller ”felaktiga”.
Lästips
En formlig guldgruva för den som ska facilitera möten med syfte att hjälpa deltagarna att bli mer självständiga (Coacha!) är Lyssa Adkins bok Coaching agile teams. Det ovanliga med hennes bok är att hon inte backar för att ge uppslag till hur coachen själv (facilitatorn) kan komma att reagera i olika slags situationer och hur man konkret kan hantera dessa. Kapitel 6 har ett omfattande avsnitt om just facilitering av Sprint retrospective-möten. Här är ett par illustrativa exempel hämtade ur en lista med konkreta förslag på vad hon kallar Kraftfulla frågor (Powerful questions) för att komma vidare när mötet låser sig på olika sätt (s. 138-139. Min översättning/bearbetning):
| Situation | I stället för att säga… | …så prova att fråga… |
| Samma resonemang kommer igen och igen, teamet går inte vidare. | Varför talar vi om detta igen och igen? | Vilket är det största hindret? Vad bekymrar er mest med…? |
| Teamet kör fast. | Hur kommer vi runt detta? | Vilka andra sätt skulle en person kunna hantera detta på? Om vi hade helt fria ramar, hur skulle vi göra då? |
| En i teamet är tveksam inför ett förslag. | Vad behövs för att övertyga dig? | Vad innebär förslaget för dig? Vad tror du skulle hända? Vad är dina tidigare erfarenheter kring liknande saker? Hur hanterade ni det den gången? |
| Teamet har en lösning, men tycks ha svårt att ta steget att genomföra den. | Vad måste vi göra för att komma igång med det? | Är det dags att handla nu? Om våra liv berodde på detta, hur skulle vi gå tillväga då? Om vi kunde välja helt fritt, hur skulle vi då göra? |
| … | … | … |
I vår bok Projektledning: Klassiskt, agilt och flexibelt har Psychological safety en viktig plats för att förstå hur samarbete i team lyckas. Och de andra två böckerna som nämns ovan:
- Edmondson, A. C. (2019). The Fearless Organization. John Wiley & Sons, Inc.
- Adkins, L. (2010). Coaching Agile Teams: A Companion for Scrum Masters, Agile Coaches, and Project Managers in Transition. Addison Wesley.