Problemet:
Om ett möte syftar till att sprida information finns risken att deltagarna blir passiva och då når inte informationen fram. Drar det dessutom ut på tiden blir det dubbel effekt, eftersom då ökar risken att tröttheten förstärker upplevelsen av att vara passiv.
De flesta människor har svårt att hålla fokus mer än 10-15 minuter om de passivt ska ta emot information från någon annan som talar till dem. Deltagarna (Snarare ”lyssnarna”!) bearbetar den nya informationen genom att foga in den i sin referensram: Vad liknar den jämfört med vad jag redan vet? Vad innebär den för mig och det jag bryr mig om? Tankarna vandrar iväg och lyssnaren försvinner då och då bort i sina egna tankar. Processen är oundviklig men också nödvändig. Efter en stund har det blivit så många sådana avbrott att det börjar bli riktigt svårt att hålla kvar sammanhanget. Allt större andel av informationen ”landar inte” i medvetandet hos lyssnarna.
Metod:
Betona yttre struktur
Ett effektivt informationsmöte måste ha en mycket tydlig yttre struktur, t.ex. i form av en ärendelista/dagordning med de informationspunkter som ska behandlas. Det hjälper deltagarna att orientera sig under mötet. Var är vi? Vad kommer sedan?
Mötesledaren kan hjälpa deltagarna att orientera sig genom att tydligt peka på och tala om när man går från en punkt till nästa. Det har stor betydelse om mötesledaren konsekvent använder samma formuleringar som i ärendelistan/dagordningen när hen hänvisar till en viss punkt på listan. Då slipper deltagarna använda tid för att göra ”översättningar” mellan olika versioner av rubrikerna. Stödjer man strukturen genom att visa en bild med punkterna förtecknade i en lista, förstärks nyttan av listan om mötesledaren pekar på aktuell punkt, läser rubriken högt precis som den är formulerad i listan. Alla sådana strukturstödjande detaljer hjälper deltagarna att orientera sig och återvända från sina egna tankar när de vandrat iväg en liten stund.
Raskt tempo med pauser
Det är viktigt att hålla ett raskt (men inte forcerat) tempo när informationen levereras, avbrutet av tydliga pauser där deltagarna får chansen att bearbeta informationen i tanken innan man går vidare. En liten bit information i taget, paus, sedan nästa. Oavsett vad mötesledaren gör så kommer deltagarna att stänga av för bearbetning då och då och utan tillräckliga pauser för att göra detta utan att ny information fortsätter att strömma emot dem, så kommer delar av informationen att helt enkelt stängas ute medan de andra delarna bearbetas.
Paus för bearbetning
En bra teknik är att leverera information om en punkt, ta paus för bearbetning och sedan uppmana till frågor innan man fortsätter. Det kan behövas tålamod och att man som mötesledare vågar vänta litet längre än som känns bekvämt; Det tar nästan alltid en liten stund innan informationen bearbetats så mycket att mottagaren hinner förstå innebörden och formulera frågor om oklarheter.
Annonsering, behandling, summering
En väl fungerande och spridd teknik hämtad från försvarsutbildning är att 1/ först tala om vad som ska behandlas, 2/ sedan behandla det, och 3/ slutligen repetera/sammanfatta vad som har behandlats innan man går vidare. Det är en teknik som betonar strukturen i hur informationen levereras och den hjälper deltagarna att se ”informationspusslet”. Både inledning och avslutning betonar strukturen och gör bearbetningen lättare för deltagarna.