Problemet:
Efter mötet minns inte deltagarna vad resultatet av mötet blev. Eller de har i vart fall olika uppfattning om detta.
Det är vanligt att arbetsgrupper, särskilt sådana som möts regelbundet och arbetar nära varandra mellan mötena, inte för tydliga mötesanteckningar, och då får man lätt detta slags problem.
Metod:
Det blir också mycket lättare att föra mötesanteckningar om mötet följer en tydlig mötesagenda.
Anteckna
Bestäm vem som ska föra anteckningar, vad de ska innehålla (t.ex. vilka beslut som tagits) och hur de ska spridas efter mötet.
Sprid snabbt
Ju snabbare anteckningarna kan spridas bland deltagarna (eller till andra som berörs av vad mötet resulterat i) desto större positiv effekt kommer de att ha. Det är vanligen viktigare att anteckningarna sprids snabbt än att de är snygga och prydliga, är granskade av justeringsmän, osv. Det krav på att mötesanteckningar – mötesprotokoll – är korrekta som t.ex. finns för beslutsmöten i en myndighet, är inte alls lika väsentliga för anteckningar från ett arbetsmöte i en projektgrupp. I det senare fallet är det viktigast att det går snabbt. Blir det fel kan deltagarna säga till.
Planera in tid efter mötet, då går det snabbare och tar mindre tid
Skickliga mötesledare sammanfattar alla beslut direkt vid eller efter mötet innan hen gör något annat. Skriv och sprid anteckningar omedelbart efter mötet.
En klok mötesledare planerar in tid direkt efter mötet för att skriva och sprida de noteringar som deltagarna behöver få. Det tar definitivt inte mindre tid för den som ska skriva noteringar om hen väntar till senare. Då har man dessutom glömt detaljer. Och det är direkt efter mötet som deltagarna har mest nytta av att få anteckningarna.