Problemet:
Risker? Ja, många, men vad gör man åt det, då?
Metod:
Man kan tänka sig fem helt olika sätt att reagera på en identifierad risk: Eliminera den helt så att den helt enkel inte kan inträffa, förebygga att den inträffar, förbereda sig inför att den kanske inträffar eller låta någon annan ta smällen. Det är fyra. Den femte är att bara acceptera att risken finns där.
Två handlar om att påverka sannolikhet:
1/ Eliminera risken helt och hållet (Sannolikhet blir noll)
Ett exempel är att man inför risken att inte klara av att konstruera en egen teknisk lösning helt enkelt köper in och använder sig av redan färdiga lösningar. Ett annat är att inför risken att fastna med transportfordonen för att de inte kan ta sig över ett vattendrag som måste korsas, helt enkelt välja en annan väg för transporten eller väljer att transportera materialet så att man inte använder markfordon.
Det handlar alltså om att välja en ny strategi, så att just denna risksituation inte kan uppstå. (Det innebär samtidigt att den nya strategin kanske introducerar helt nya risker som behöver hanteras.)
2/ Förebygga, så att sannolikheten minskar
Ett exempel är att man förebygger risken att inte klara av att konstruera en egen teknisk lösning genom att kompetensutveckla sin personal eller rekrytera specialister. Ett annat exempel är att utrusta fordonen med bättre däck och fyrhjulsdrift för att klara sankt underlag. Risken finns visserligen kvar men är inte längre lika sannolik.
Två handlar om att påverka konsekvenerna:
3/ Förbereda för att kunna hantera risken om den inträffar (Konsekvenserna minskar)
Man accepterar att risken kan bli verklighet, men gör sig beredd på den, t.ex. med en färdig Plan B att ta till om det behövs. Ett exempel är att undersöka vilka redan färdiga tekniska lösningar som finns och bedöma vad dessa skulle kosta och hur de skulle kunna användas i projektet. Om utvecklingen av en egen lösning kör fast är man då förberedd och kan byta strategi snabbt. Ett annat exempel är att ta med reservutrustning att använda om fordonen inte kan ta sig fram, t.ex. verktyg för att reparera dem, vinschar för att dra loss fastkörda fordon, m.m.
Risken finns kvar och är lika sannolik, men genom att förbereda sig inför den kommer den inte att ha lika stora negativa konsekvenser för projektet om den verkligen inträffar. Den här typen av åtgärd använder man ofta för katastrofscenarier, som brand, allvarliga personskador och liknande; det handlar då om risker med låg sannolikhet, men som skulle få särskilt svåra konsekvenser om de inträffar.
4/ Överföra konsekvenserna: Låta någon annan ta smällen
En specialsituation är att man i vissa fall kan mildra en del konsekvenser av risker genom att försäkra sig mot i alla fall de ekonomiska konsekvenserna. Eller betala för att någon annan tar risken genom att köpa arbete och delresultat till fast pris av underleverantörer. Men det handlar då nästan alltid enbart om att mildra de ekonomiska konsekvenserna. De praktiska konsekvenserna i övrigt av att det uppstår förseningar och att slutresultat får sämre kvalitet finns då ändå kvar.
Den femte är att bara gå vidare
Man kan inte eliminera, förebygga, förbereda sig för eller ordna så att andra får ta smällen med alla risker som kan inträffa. Försöker man göra det så kommer man aldrig nånstans! Men det innebär inte att riskanalys och riskhantering är meningslöst. God projektledning är att ändå försöka identifiera och agera på de viktigaste riskerna som kan hindra projektet från att nå sitt mål!
Variant:
I Tietos projektmodell PPS delar man in åtgärder i att Eliminera (Så att risken inte inträffar), Hantera (att vara beredd om den inträffar) och Bevaka (så att man får signaler om risken är på väg att inträffa). En lite annan variant, men särskilt Bevaka är väl inte så dumt!