Problemet:
Hur väger man risken för något som mycket roligt kommer att inträffa mot något mycket osannolikt men som skulle vara katastrofalt OM det inträffar? Hur väger man sannolikhet mot konsekvens?
Metod:
En risk är inte viktig eller allvarlig så där i allmänhet – det går inte att väga risker mot varandra utan att först skilja på en risks sannolikhet och dess konsekvenser.
- Konsekvenser:
Om den verkligen inträffar, vad innebär det egentligen för projektets möjlighet att nå ett bra resultat i rimlig tid och med de resurser som finns tillgängliga? Risker som kan få stora konsekvenser är förstås viktiga att agera på. - Sannolikhet:
Hur troligt är det att den inträffar? Det finns oändligt mycket som kan inträffa och störa projektet och man kan inte reagera på allt. När man prioriterar har sannolikhet stor inverkan på vad man lägger sitt krut på.
Det är självklart viktigt att agera på risker med hög sannolikhet och stora konsekvenser. Men vilken risk är viktigast att hantera av en med hög sannolikhet men små konsekvenser och en annan med katastrofala konsekvenser om den inträffar men där sannolikheten är låg? Om man bara sorterar risker som allmänt mer eller mindre viktiga, är det lätt hänt att man blandar ihop och ställer hög sannolikhet mot hög konsekvens. Det är inte jämförbart.
Tänk dig en situation där man identifierat följande risker för projektet att arrangera en cykeltävling:
- Polisen ger inte tillstånd att stänga av en viss bilväg som cykelloppet måste passera.
- Sportdrycken som ska vara tillgänglig för deltagare vid kontrollerna tar slut.
- En allvarlig trafikolycka inträffar under loppet.
Om risk #1 verkligen inträffar bir konsekvenserna mycket stora. Man måste hitta en annan sträckning av banan. Finns det ens ett sådant alternativ? Låt säga att sannolikheten för ett negativt beslut från Polisen i det här fallet dessutom är stor. Det pågår nämligen vägarbeten vid den aktuella korsningen.
Om risk #2 verkligen inträffar är konsekvenserna kanske ändå ganska små. Det finns vatten som alternativ och det är antagligen ganska enkelt att ersätta sportdryck med vatten, även om en del cyklister kommer att bli besvikna. Däremot kanske sannolikheten för att risken blir verklighet är ganska stor, t.ex. för att beställningarna måste göras långt innan man vet hur många cyklister som kommer att delta och för att vädret påverkar hur mycket som verkligen går åt.
Risk #3 skulle kunna innebära svåra personskador för de direkt inblandade. Dessutom kan det allvarligt påverka motivationen hos funktionärer och andra deltagare och därmed göra det svårt att ens fullfölja arrangemanget (hög konsekvens!). Det skulle dessutom försvåra att genomföra liknande arrangemang i framtiden. Men sannolikheten för att det ska inträffa är ändå ganska liten.
Riskmatris
Det är vanligt att använda något slags matris för att sortera identifierade risker på olika grad av sannolikhet och konsekvens, så att man håller isär de olika kombinationerna. Det kan se ut ungefär så här:
Risker som hamnar i rutan längst ner till vänster kommer sist i prioriteringen. Dessa agerar man på bara om det inte kostar mer än minimala resurser att göra det.
Risker överst till höger får höga konsekvenser om de inträffar och det är dessutom hög sannolikhet att de gör det. Dessa måste man hantera aktivt!
Risker nere till höger är sannolika, men får inte särskilt stora konsekvenser om de inträffar. Här väger man insats mot de befarade konsekvenserna och får vara beredd på att kompromissa en del. Risker med små konsekvenser måste man ofta bara acceptera.
Risker överst till vänster kan vara svåra att ta ställning till. Inte särskilt troliga, men kanske katastrofala om de inträffar. Här kan det vara avgörande att man funderar över olika slags åtgärder för att hantera risker: Att helt eliminera, att förebygga eller att reducera konsekvenserna om de inträffar.
Variant:
I Tietos projektmodell PPS Praktisk ProjektStyrning rekommenderas att fördela riskerna på Låg, Mellan och Hög, dvs. i en matris med 3×3 fält. Bra idé. Då blir det tydligare med extremfallen i hörnen.