Problemet:
Man tappar överblicken över sina arbetsplaner och sin egen prioritering av arbetet, t.ex. i teamet, och upplever inte sin progress tydligt. Kommer vi framåt?
Metod:
I handböcker om agila metoder för systemutveckling beskrivs ofta hur det lilla teamet använder en stor skrivtavla på vilken den närmaste tidens arbete beskrivs med handtextade post-it-lappar som var och en beskriver ett arbetspaket. Lapparna placeras i kolumner. I sin allra enklaste form kan det vara kolumner för (från vänster till höger) ”Att göra”, ”Pågående” och ”Klart”.
Inför en ny arbetscykel placeras alla lapparna i kolumnen ”Att göra”. Vartefter arbetet med ett paket påbörjas och till slut avslutas, flyttas lappen mot höger, en kolumn i taget. Genom att se hur lapparna vandrar mot höger på tavlan så får teamet en enkel överblick över hur arbetet fortskrider.
En skrivtavla som används på detta sätt kallas ofta för ”Scrum board” efter den agila systemutvecklingsmetoden Scrum, även om tavlan i sig inte är en uttalad komponent i metoden Scrum.
Indelningen i kolumner kan varieras så att de avspeglar exakt de arbetssteg som används i det specifika teamet, prioritering av arbetspaket kan indikeras genom hur lapparna placeras uppifrån och ner, ansvar för arbetet med ett visst arbetspaket kan markeras med signatur direkt på lappen, osv.
Tavlan blir ett bra hjälpmedel att använda vid uppföljnings- och planeringsmöten. Teamet kan då samlas framför tavlan, diskutera arbetsläget och flytta lappar med arbetspaket för att markera det nya planeringsläget och hela tiden ha överblick över läget.
Fördelen med en Scrum board är tvådelad:
- Den ger en bra överblick över kommande och pågående arbete.
- Den förstärker upplevelsen av progress i arbetet (upplevelse av att arbetet går framåt), vilket har visats har visats vara den enskilt starkaste faktorn för att stimulera till kreativ prestation i vardagsarbete.
Även om idén med Scrum Board kommer från systemutveckling, så fungerar den utmärkt i många andra typer av projekt. Behovet att visualisera progress finns i alla slags projekt.
Scrum Board besrivs på många ställen, bland annat i:
Poppendieck, M. & Poppendieck, T. (2003). Lean software development: An Agile Toolkit. Upper Saddle River, NJ: Pearson Education.
Den stora betydelsen av att uppleva progress i arbetet beskrivs väl i Teresea Amabiles omfattande studier av kreativt vardagsarbete:
Amabile, T. M. & Kramer, S. J. (2011b). The progress principle: using small wins to ignite joy, engagement, and creativity at work. Boston, MA.: Harvard Business Review Press.
I vår bok Projektledning: Klassiskt, agilt och flexibelt ägnar vi en stor del av kapitel 2 Om projekt och människor åt betydelsen av progress för framgångsrikt projektarbete. i vår bok,