Problemet:
Mötesdeltagarna avsätter olika lång tid för mötet. Några börjar skruva på sig eller till och med lämna mötet innan man hunnit med alla punkter. Det är svårt att få ett tydligt avslut på mötet och deltagarna lämnar mötet innan man tagit beslut om vad som ska hända sedan.
Metod:
Time-boxing innebär att man i förväg bestämmer både start- och sluttidpunkt för mötet.
Då kan alla deltagare bättre avsätta tillräcklig (och lagom) tid och alltså delta ända tills mötet är slut. Om de mest rastlösa individerna vet när mötet ska ta slut kan de ställa in sig på en sluttid redan från början – de får lättare att visa tålamod. Och de individer som har störst behov av att diskutera får en tydlig signal om att begränsa sig. Mötesdeltagarna kommer helt enkelt lättare in i en gemensam arbetsrytm.
Metoden har blivit vanlig i projekt och organisationer där man använder någon form av agila arbetsmetoder. I sådana sammanhang framhålls time-boxing ofta som en grundläggande förutsättning för bra teamarbete.
En viktig aspekt som då lyfts fram är att time-boxing också innebär ett förändrat mindset: Deltagarna ställer in sig på att ägna en fråga viss tid för att sedan, även om några av deltagarna fortfarande vill diskutera vidare när tiden börjar ta slut, nöja sig med det man lyckats komma fram till och gå till beslut. Gruppen kommer vidare även när man inte är helt eniga. Man brukar uttrycka det som att Good enough ska vara tillräckligt!
Time-boxing – arbetscykler
Särskilt väl fungerar detta om time-boxing kombineras med ett arbetssätt där arbetet delas upp i korta arbetscykler som utvärderas innan nästa arbetscykel planeras och påbörjas. Då vänjer sig gruppen vid att man kan gå vidare när tiden är slut (T.ex. när man gör planering) även om någon individ skulle vilja diskutera vidare. Om det visar sig att beslutet verkligen är oklokt kommer ett nytt tillfälle att ta upp frågan ganska snart (efter nästa arbetscykel), då det som visat sig vara ett dåligt beslut kan ändras. Man riskerar alltså inte lika mycket genom att ”nöja sig” med det som gruppens majoritet kan övertygas om inom den avsatta tidsramen. På så sätt fostrar time-boxing till ett samarbetsinriktat arbetsklimat i gruppen.
Time-boxing kan också vara en riktigt bra idé när man har möten där många saker ska avhandlas. Kommer man att hinna allt? Då kan man använda time-boxing för de enskilda ärendena som ska klaras av, alltså ange avsatt tid för respektive ärende.
Vi tar upp time-boxing på flera ställen i olika sammanhang i vår bok:
Jansson, T., & Ljung, L. (2023). Projektledning: Klassiskt, agilt och flexibelt. Studentlitteratur.