Problemet:
Det är svårt att få överblick över vem som ansvarar för olika arbetspaket, delleveranser, beslut, dokument, osv. i projektet. Vem ser till att det blir gjort? Vem ansvarar för att resultatet duger? Vem måste få veta vad resultatet blev? Vem ska vara beredd på att hjälpa till?
Metod:
Responsibility assignment matrix är en modell för att hålla ordning genom att göra en tabell där allt som ska hållas ordning på fördelas mellan dem som ska vara inblandade och där deras respektives uppgift och ansvar blir tydlig. Det senare är det som blir RACI.
Varje person, funktion eller organisationsenhet tilldelas en uppgift/roll för det som ska hanteras. Det kan vara en eller flera av följande:
- R – Responsible. Ansvarig för att det blir gjort.
- A – Accountable. Ansvarig för att godkänna resultatet och ta risken att det blir tillräckligt bra.
- C – Consulted. Den som kan ge råd eller ska rådfrågas.
- I – Informed. Den som ska få veta att det är klart och vad resultatet blev.
Här intill finns ett stiliserat exempel på hur en RACI-matris kan se ut. I kolumnen till vänster gör man en lista på de uppgifter som ska fördelas. En sådan per rad. Det kan vara fråga om arbetspaket, dokument som ska framställas, eller beslut som ska förberedas och sedan tas.
De personer, funktioner eller organisationsenheter som ska dela på uppgifterna får varsin kolumn. Sedan markerar man med R, A, C eller I hur varje uppgift (=rad) ska hanteras.
Anpassa RACI
Det är lätt att anpassa RACI-matriser så att de passar olika situationer där man behöver hålla reda på vem som gör vad. De fyra olika funktioner som akronymen RACI står för kan enkelt anpassas efter andra sätt att fördela arbete och ansvar. Man kan t.ex. nyansera R i två roller: R för att ansvara för att arbetet blir gjort och S för den som ska bidra med aktivt arbete (=Support). Eller lägga till ett G för den ska granska ett delresultat, Q eller K för den som svarar för kvaliteten, osv.
Den engelskspråkiga Wikipedia-sidan om Responsibility assignment matrix ger många exempel på varianter som kan ge inspiration till olika sådana lösningar.
RACI-matris för analys
En RACI-matris kan användas för att analysera något som ser ut att vara i obalans.
För många markeringar i en kolumn innebär t.ex. risk för att en person/funktion/enhet kanske är inblandad i väl mycket? Risk för flaskhals?
För många markeringar på en rad kan väcka frågan om verkligen så många personer/funktioner/enheter måste vara inblandade i uppgiften. Risk för att det blir svårt att bli klar?
I svenskan talar vi om ansvar, helt enkelt, medan engelska skiljer på Responsibility och Accountability, vilket har stor betydelse. Det finns tyvärr inga direkta motsvarigheter i det svenska språket. Är du osäker på de engelska termerna så reder vi ut skillnaden ordentligt (För det är klokt att skilja på de två i projektledning) i boken Projektledning: Klassiskt, agilt och flexibelt.